Für Geschäftsführer und leitende Angestellte kann der Firmenwagen zum steuerlichen Problem werden. Denn der Nutzer des Firmenwagens muss den Nachweis liefern, dass die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs überwiegt. Außerdem muss er den privaten Nutzungsanteil versteuern. Das kann bei repräsentativen Automarken teuer werden. Dieser Beitrag erläutert die Zusammenhänge und bietet mehr Infos zum Thema Betriebs-PKW und Absetzmöglichkeiten.

Wann ist ein Fahrzeug ein Firmenfahrzeug?

Sobald ein Unternehmer oder Freiberufler sein Kfz mehr als 50% für betriebliche Zwecke benutzt, gehört es zum Betriebsvermögen. Einen betrieblichen Zweck erfüllen Fahrten zum Arbeitsplatz, Kundenbesuche, Messebesuche oder Geschäftsreisen aller Art. Für Fahrzeuge des Betriebsvermögens gilt, dass sämtliche Aufwendungen für den PKW als Betriebsausgaben den Gewinn schmälern. Dazu zählen die Abschreibungen auf Basis des Anschaffungspreises, die laufenden Betriebskosten, Reparaturkosten und sonstigen Fahrzeugkosten. Auch das Benzin für die Urlaubsreise wird als betriebliche Aufwendung gebucht. Die private Mitbenutzung muss im Gegenzug dem Unternehmergewinn bzw. dem Geschäftsführer- oder Angestelltengehalt als geldwerter Vorteil zugerechnet werden. Für die Feststellung des privaten Anteils gibt es 2 Möglichkeiten, die pauschale 1%-Regelung oder die Berechnung über die Führung eines Fahrtenbuches.

Wie funktioniert die 1% Regelung?

Ausgangspunkt der 1% Regelung ist der Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs inklusive allen Zubehörs. Davon wird dem Fahrzeugnutzer 1% auf seinen Unternehmergewinn bzw. sein Geschäftsführergehalt zugerechnet. Hinzu kommt die zu versteuernde Entfernungspauschale von 0,30 EUR pro Entfernungskilometer und Arbeitstag, wobei bei einer 5-Tage-Woche mit 230 Tagen zu rechnen ist. An einem Beispiel sei dies erläutert: Der Bruttolistenneupreis der Geschäftslimousine beträgt 90.000 EUR, die Fahrstrecke zum Arbeitsplatz 10 Kilometer, der Grenzsteuersatz des Geschäftsführers 42%. Dann versteuert der Geschäftsführer pro Jahr zusätzlich 12 x 900 EUR, also 10.800 EUR für die Benutzung des Fahrzeugs. Hinzugerechnet wird die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer an 230 Tagen, das sind 690 EUR im Jahr. Insgesamt sind also 11.490 EUR mit 42% zu versteuern, was in Summe 4.825,80 EUR ausmacht, die zusätzlich abzuführen sind. Bei derart hohen Summen ist es sinnvoll, über die Führung eines Fahrtenbuchs nachzudenken.

Fahrtenbuchregelung als günstigere Alternative?

Bei der Fahrtenbuchregelung müssen nur die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Dabei werden zunächst die Kosten pro Kilometer festgestellt. Sie errechnen sich aus der Summe von Abschreibungen und Kfz-Kosten, dividiert durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Die Multiplikation dieser Kosten mit den gefahrenen privaten Kilometern ergibt den zu versteuernden geldwerten Vorteil. Betragen die Kosten pro Kilometer beispielsweise 0,60 EUR, dann versteuert der Geschäftsführer bei 5.000 gefahrenen privaten Kilometern gerade einmal 3.000 EUR. Die steuerliche Belastung beträgt in diesem Fall 1.260 EUR. Der Spar-Effekt durch ein Fahrtenbuch ist umso größer, je teurer das Fahrzeug und je niedriger der Anteil der privat gefahrenen Kilometer ist.
Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch sind allerdings immens.

Wann akzeptiert der Fiskus ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch muss die gefahrenen Kilometer pro Jahr lückenlos dokumentieren. Es muss zeitnah erstellt, lesbar und übersichtlich sein. Sinnvoll sind die Angabe des Datums, der Route, des Reisezwecks, die gefahrenen Kilometer vor und nach der Reise und die sich daraus ergebende gefahrene Distanz. Elektronisch geführte Aufzeichnungen in Tabellenkalkulationen werden aufgrund von Manipulationsmöglichkeiten nicht akzeptiert. Ein Fahrtenbuch zu führen, erfordert Disziplin und ein gewisses Maß an Pedanterie.

Das Fahrtenbuch erstellen

Systematik und Ordnung in der Belegführung sind unabdingbar. Ob die Aufzeichnung an ein Navigationsgerät delegiert werden kann, sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden. Bei hohem Einsparpotential ist es sinnvoll, die Aufzeichnungsarbeiten vom eigenen Sekretariat erledigen zu lassen.