Mit der Durchführung einer Tagung können viele Ziele verbunden sein. Wichtig ist vor allem aber eine effiziente Planung bei der Einiges zu beachten ist. Die folgende Checkliste soll einen Anhaltspunkt dazu liefern:
Zieldefinition
Was soll mit der Tagung erreicht werden? Sollen die Beziehung zu bestehenden Kunden gefestigt oder vor allem neue Kunden erreicht werden? Soll im Wesentlichen das Ansehen des Unternehmens in der Öffentlichkeit gestärkt werden? Ist die Tagung als interne Lehr-, Motivations- oder Incentive-Veranstaltung geplant?
Thema, Organisator und Referenten
Wichtig bei der Auswahl des Themas ist, dass den Teilnehmern ein Mehrwert geboten wird von dem diese nachhaltig profitieren. Die rechtzeitige Festlegung eines verantwortlichen Organisators hilft von Anfang an die Maßnahmen zu koordinieren. Referenten können Mitarbeiter des eigenen Unternehmens, Partner oder externe Experten sein. Die Referenten sind zeitnah auf ihre Verfügbarkeit hin anzufragen.
Ausstattung
Nachdem die Teilnehmerzahl in etwa feststeht, kann die Größe des Tagungsraums festgelegt werden. Nach dem Charakter der Veranstaltung wird die gewünschte Bestuhlung festgelegt und die notwendige Technik definiert.
Tagungsort
Entsprechend der erforderlichen Ausstattung und der Art der Veranstaltung wird der Tagungsort bestimmt. Hotels mit einem entsprechenden Tagungsangebot bieten sich meist an, da die notwendige Infrastruktur meist schon vorhanden ist. Auch stellt sich die Frage nach einer Übernachtungsmöglichkeit nicht mehr. Zentral gelegene Hotels sind gut für die Erreichbarkeit. Dagegen bieten abgelegene Standorte teilweise ein besonderes Ambiente. Bei der Auswahl des richtigen Hotels hilft zum Beispiel der Tagungsplaner von der Firma Intergerma. Auch wenn die Teilnehmer die Übernachtungskosten selbst tragen, sollten entsprechende Sonderpreise ausgehandelt werden. Auf diese wird dann in der Einladung hingewiesen.
Ablauf und Verpflegung
Ein detaillier Zeitplan ist zu erstellen und kann schon mit der Einladung versandt werden. Damit wissen die Teilnehmer genau was sie erwartet. Zu bestimmen ist die Art der Verpflegung. Also Frühstück, Mittag- und Abendessen sowie die entsprechenden Kaffeepausen. Auch könne an den Sitzplätzen Getränke oder Gebäck angeboten werden.
Einladung
Der Versand der Einladungen muss zeitig erfolgen damit die Teilnehmer ihre Termine planen können. Setzen Sie einen Termin für die Antwort. Wird die ursprünglich geplante Teilnehmerzahl nicht erreicht, können weitere Einladungen versandt oder der Tagungsraum verkleinert werden.
Unterlagen und Geschenke
Die Unterlagen zur Veranstaltung sind sorgfältig und rechtzeitig vorzubereiten. Sie geben den Teilnehmern die Möglichkeit auch nach der Veranstaltung auf die Inhalte zurückzugreifen ohne, dass sie währenddessen mitschreiben müssen. Auch Geschenke die möglichst zum Thema der Veranstaltung oder dem Unternehmen passen sind rechtzeitig zu beschaffen (Liefer- und Produktionszeiten beachten).