Auch wenn es heutzutage oft so scheint, dass viele ständig zu Geschäftsreisen unterwegs sind, trifft dies dennoch nicht für alle Mitarbeiter zu. Gerade für Mitarbeiter aus den Over-Head-Bereichen, wie dem Controlling kann die Planung der eigenen Geschäftsreise ein Problem darstellen. Vor allem dann, wenn diese selten vorkommen und keine Assistenz zur Unterstützung da ist. Dabei müssen nur einige Punkte bei der Planung beachtet werden.

Vor der Reise sollten zunächst folgende Punkte geklärt werden:

1. Grundsätzliches

Was ist der Zweck der Geschäftsreise?

Muss die Geschäftsreise an einen oder mehreren Terminen am Reiseziel ausgerichtet werden?

Wie lange dauert demnach die Geschäftsreise?

Was ist das Reiseziel (Ort)?

Welche Geschäftspartner sollen getroffen werden

Reise ich allein oder werde ich begleitet?

2. Auswahl der Verkehrsmittel

Welches Verkehrsmittel soll gewählt werden (Mietwagen, Zug und Flug)? Hier können die entstehen Kosten für die Auswahl relevant sein aber auch die benötigte Zeit. Gibt es Richtlinien oder Budgets müssen diese bei Auswahl beachtet werden.

3. Auswahl der der Unterkunft und Besprechungsräume

Die Unterkunft richtet sich auch oft an den Firmenstandards. Teilweise existieren Rahmenverträge mit oft genutzten Hotels mit günstigen Konditionen. Werden besondere Ansprüche werden an das Hotel gestellt, wie das Vorhandensein von Tagungsräume, Seminarräume, Präsentationstechnik  und Gastronomie empfiehlt sich ein Online-Vergleich im Internet. Dazu gibt es verschiedene spezialisierte Portale wie zum Beispiel die Hotelvermittlung für Tagungshotels in Hamburg. Auch auf Geschäftsreisen spezialisierte Reisebüros helfen mit Ihrer Erfahrungen bei der Auswahl des richtigen Hotels weiter.

4. Zusammenstellung der Unterlagen

Rechtzeitig vorher sind die notwendigen Unterlagen und Präsentationen zusammenzustellen. Sich nur auf digitale Medien zu verlassen, kann tückisch sein, falls die Technik versagt. Deshalb sollte von den wichtigsten Unterlagen eine Hardcopy mitgenommen werden.

Sollte das Reiseziel im Ausland liegen, ist zu prüfen ob für die Einreise bestimmte Reisedokumente (Personalausweis, Reisepass, Visa) benötigt werden.

5. Absicherung der Abwesenheit

Ist dies notwendig, sollte rechtzeitig vor der Abwesenheit eine Vertretung eingearbeitet werden. Kurz vor der Abreise sind noch der E-Mail Abwesenheitsassistent und eine Telefonumleitung einzurichten.