Planung der Personalkosten

Die gewissenhafte Planung der Personalkosten vor allem bei den Unternehmen besonders wichtig, in denen der Anteil des Personalaufwandes besonders hoch ist. Kleine Fehler an verschiedenen Stellen können sich dann im IST-Plan Vergleich schnell zu einer erheblichen Abweichung summieren. Und das obwohl sich die Rahmenbedingungen gar nicht entsprechend geändert haben. Das ist vor allem dann nicht schön wenn Management und Gesellschafter besonders auf die Entwicklung der Personalkosten achten.



Wozu brauche ich eine Personalkostenplanung?

Die Personalkostenplanung ist Teil des Wirtschaftsplanes (Jahresplanung) insbesondere bei der Erstellung eines Businessplans. Aber auch die Grundlage für Kalkulationen von Priesen für Dienstleistungen und Produkte. Dazu werden die geplanten Personalkosten oft zur Ermittlung der Stundenverrechnungssätze verwendet.

Vorgehensweise

Das sind im Prinzip zwei Stufen. Zunächst sollte die Anzahl der Mitarbeiter ermittelt werden (Personalplan) und dann Kosten der Stellen einzeln (besser) oder pauschal (schlechter) beplant werden.

Im Idealfall kümmert sich die Personalabteilung um die Personalplanung und die darauf folgende Planung der Kosten das Controlling. Aus verschiedenen Gründen übernimmt die Personalabteilung häufig auch gleich noch die Kostenplanung. Das führt meist zu schlechteren Ergebnissen. Das liegt daran, dass diese die Kostenplanung einfach nicht so gut beherrscht. Schlimmer aber sich selbst „Puffer“ einbaut, da es sein kann, dass sie selbst für negative Abweichungen Rechenschaft ablegen muss.

Ermittlung der Anzahl der Mitarbeiter über den Personalplan

Die Grundlage für die Personalkostenplanung ist der Personalplan. Der wird gern auch als Stellenplan oder anders bezeichnet. Darin sind die Planstellen für den zu planenden Zeitraum enthalten. Die setzen sich wie folgt zusammen:

+ vorhandene besetzte (Plan-)Stellen

– abzubauende (Plan-)Stellen

+ vorhandene nicht besetzte (Plan-)Stellen

+ neue (Plan-)Stellen

Wichtig ist hier das wenn es zu Veränderungen innerhalb der Periode (Jahr, Monat) kommt diese mit einem entsprechenden Faktor zu berücksichtigen. Wird beispielsweise ein Mitarbeiter am 01.04. des Jahres eingestellt ist der Faktor 0,75 anzuwenden was dem Anteil von 75% der jährlichen Kosten entspricht. Das gilt auch für Zeiten wie die Elternzeit in denen das Arbeitsverhältnis ruht.

Die Zeiträume sowohl für die Rekrutierung als auch für die Einarbeitungszeit sollte realistisch geplant werden. Auch die Planstellen für Aushilfen, Praktikanten und Auszubildende sind zu berücksichtigen.

Ermittlung der Personalkosten

Im Idealfall werden die Kosten für die einzelne Planstellen ermittelt. Kann das aus zeitlichen oder sonstigen Gründen nicht realisiert werden, kann man bestimme Positionen zusammenfassen. Zum Beispiel 5 Teamleiter, 20 Sachbearbeiter, 3 Azubis und so weiter.

Ermittlung der Bruttovergütung

Von den bereits beschäftigten Mitarbeitern sind die Löhne bzw. Gehälter schon bekannt. Diese werden nun um die erwarteten individuellen, tariflichen bzw. betrieblichen Gehaltssteigerungen in der Personalkostenplanung angepasst. Für die geplanten Neueinstellungen müssen die Gehälter geschätzt werden. Ist ein bindender Tarifvertrag einzuhalten ist das meist leichter, als bei individuell festgelegten Gehältern.

Auch Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, pauschale Zulagen, vermögenswirksame Leistungen und die erwartete Höhe einer erfolgsabhängigen Vergütung sollten für die einzelnen Planstellen separat ermittelt werden.

Zur Bruttovergütung gehören auch Personalkosten wie Überstundenvergütungen, Wochenend- oder Nachtzulagen. Diese entwickeln sich meist proportional zu den Löhnen und Gehältern. Da eine detaillierte Planung nicht möglich ist, sollte daher aus den Vergangenheitswerten ein prozentualer Zuschlagsatz berechnet werden, der dann aufgeschlagen wird. Die Entwicklung der Auftragslage und damit der Auslastung wird sich hier auf jeden Fall auswirken und sollte mit beachtet werden.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung

Die sozialen Abgaben beinhalten vor allem die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Dies sind die Beiträge des Arbeitgebers für die gesetzliche Krankenversicherung, die Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die Rentenversicherung und der Beitrag für die Berufsgenossenschaft.

Bei Gehaltsumwandlungen für eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung (Direktversicherung, Pensionskasse, Unterstützungskasse) sollte bedacht werden, dass bei diesen auch vom Arbeitgeber teilweise keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind. Dies kann die Personalnebenkosten oft in einem nicht unbeachtlichen Maße senken.

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Sozialversicherungsbeiträgen 2013 und 2014.

Freiwillige soziale Aufwendungen

Auch freiwillige soziale Aufwendungen, Aufwendungen für die Altersversorgung (Mitarbeiter und Geschäftsführer), pauschale Steuern, Krankengeldzuschüsse, Fahrtkostenerstattungen und sonstige soziale Abgaben zu den Personalkosten gehören in die Personalkostenplanung.

Aufwendungen für Dienstwagen die privat nutzbar sind, sollten aber nicht in die Personalkosten hineingerechtet werden, da sie zu den Sachkosten gehören.

Kalkulatorische Personalkosten

Hin und wieder müssen auch kalkulatorische Personalkosten geplant werden. Dies ist der Fall wenn der Unternehmer sich kein Gehalt in üblicher Höhe zahlt. Das Gehalt ist mit dem Wert zu vergleichen die ein Fremdgeschäftsführer für die Tätigkeit erhalten würde. Der fehlende Betrag wird zusätzlich als kalkulatorischer Unternehmerlohn berücksichtigt.

Kalkulatorische Personalkosten für unentgeltlich mitarbeitende Familienmitglieder sollten aber heutzutage eher selten vorkommen.

Berechnung der Personalkosten mit Excel

Die Berechnung von Personalkosten kann mit der Hilfe von Excel gut umgesetzt werden. Die Excelvorlage für die Planung der Personalkosten soll exemplarisch die das Geschriebene veranschaulichen. Hier kann auf der Downloadseite eine entsprechende Excel-Vorlage zur Berechnung der Personalkosten heruntergeladen werden.

Plausibilitätsprüfung

Gerade für neu zu gründende Unternehmen sollte die Planung kritisch auf Plausibilität geprüft werden. Ob die ermittelte Höhe Personalkosten insgesamt realistisch ist, lässt sich anhand der im Unternehmensregister veröffentlichten Jahresabschlüssen vergleichbarer Unternehmen nachvollziehen. Darin ist nicht nur der Personalaufwand enthalten, sondern meist auch in den Angaben im Anhang die durchschnittliche Mitarbeiterzahl. Die regelmäßigen Veröffentlichungen des Statischen Bundesamtes zu den durchschnittlichen Arbeitskosten in den wichtigsten Branchen kann auch für eine Überprüfung der Höhe der durch die Personalkostenplanung ermittelten Kosten herangezogen werden.

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