In dem Beitrag wird beschrieben wie Stundensätze oder besser gesagt Stundenverrechnungssätze berechnet werden. Dazu werden die notwendigen Schritte beschreiben, um in der Praxis auch leicht und schnell zum Zeil zu kommen.
Zunächst soll geklärt werden:
Wozu brauche ich Stundensätze?
Die Stundensätze sind die Basis für Kalkulationen bei den unterschiedliche Stunden an Arbeitsleistungen erbracht werden.
Der Stundensatz ist der Anteil der Kosten die innerhalb einer Stunde für die jeweils erbrachte Leistung anfällt.
Vereinfacht gesagt, erhält man einen Stundensatz indem die gesamten Kosten durch die gesamte Zeit geteilt werden. Mit diesen Stundensatz kann dann kalkuliert werden im dem er mit der Zeit, also Stunden multipliziert wird.
Das macht vor allem bei Branchen mit einem großen Anteil an Personalkosten Sinn. Dazu gehören personalintensive Branchen wie freie Berufe, Dienstleistungen und Handwerk, aber auch andere.
Dort haben wir meist den Umstand, dass auf Basis der geleisteten Stunden kalkuliert und/oder abgerechnet wird. Kennt man den Stundensatz kann damit kalkuliert werden.
Will also zum Beispiel ein Elektriker seine Tätigkeit nach der geleisteten Zeit abrechnen die er für einen Auftrag benötigt hat, ist der Stundensatz ganz praktisch.
Grundsätzliche Vorgehensweise
Wie schon gesagt sind Stundensätze die durch die (relevante) Zeit geteilten (relevanten) Gesamtkosten. Damit ist die Stundensatzkalkulation eine Bezugsgrößenkalkulation. Die Bezugsgrößen sind hier die Stunden. Diese werden dann für das Kalkulationsobjekt wieder mit den Kostensätzen (Stundensätzen) multipliziert.
Ich bleibe überwiegend der Einfachheit halber hauptsächlich bei dem Begriff Stundensatz auch wenn man je nach Anwendung differenzieren muss.
Im Einzelnen kommt es dann noch darauf was man damit vorhat. Sollen nur die Kosten enthalten sein, weil der Gewinnanteil am Ende der Kalkulation zugeschlagen werden soll oder nur der Stundensatz für die Nachkalkulation benötigt wird? Dann wäre dieser Stundensatz der Selbstkosten(stunden)verrechnungssatz, um genau zu sein.
Wird ein Stundensatz benötigt um damit gegenüber dem Kunden abzurechnen, spricht man genauer gesagt vom Stundenverrechnungssatz. Der kann dann netto also ohne Mehrwertsteuer oder für den Endkunden sinnvoller mit der Mehrwertsteuer ausgewiesen werden.
Folgende Schritte sind für die Berechnung der Stundensätze notwendig:
Ermittlung der Kosten
Ermittlung der gesamten für die Kalkulation relevanten Kosten auf Basis den in der Vergangenheit angefallen Kosten, also Ist-Kosten
Sind keine Ist-Kosten vorhanden oder ist die Qualität der Daten nicht ausreichend muss man auf Plan-Kosten ausweichen.
Ermittlung der Zeit
Hier wird nur die (Gesamt)Zeit ermittelt die auch für die einzelnen Kalkulationen als Bezugsgröße verwendet wird.
Berechnung der Stundensätze
Hier wird der bzw. die Stundensätze bzw. Stundenverrechnungssätze berechnet.
Dazu im also im Einzelnen :
Ermittlung der Kosten mit Ist-Kosten
Die Berechnung der Stundensätze lässt sich auf Grundlage von Ist-Kosten vergangener Perioden also meist Jahre am leichtesten und genauesten durchführen. Sind keine Ist-Daten vorhanden oder ist die Datenbasis zu schlecht, muss wie gesagt auf Planwerte zurückgegriffen werden.
Datengrundlage
Die Ist-Kosten sind die in der Vergangenheit tatsächlich angefallenen Kosten. Die verwendeten Ist-Kosten sollten aus einem ausreichend langem Zeitraum stammen. Günstig wäre mindestens ein Jahr da sich hier saisonale Schwankungen im Anfall der Kosten größtenteils ausgleichen. Sollten längere Zeiträume als ein Jahr verwendet werden, ist die Preissteigerungsrate (Inflation) der Vorjahre ausgeglichen werden, da sonst der Stundensatz verfälscht wird.
Herausrechnen nicht relevanter Kosten
Die Kosten, die typischerweise auf anderer Basis als dem Stundensatz abzurechnen sind, werden aus der Kostenbasis herausgerechnet. Das sind vor allem variable Einzelkosten wie Fremdleistungen, Material- oder Wareneinsatz bzw. die dem Kalkulationsobjekt (Auftrag, Kostenträger oder Produkt) einzeln zugeordnet werden. Auch Kosten aus dem sonstigen betrieblichen Aufwand wie Reisekosten für Kfz, Hotel, Flug oder Ähnliches werden oft direkt zugeordnet.
Auch über andere Bezugsgrößen verrechnete Kosten wie Maschinenstundensätze oder km-Sätze werden herausgerechnet. So wird zum Beispiel der Einsatz von Spezialgeräten extra berechnet. Weiterhin sind Kosten zu beseitigen, die nichts mit dem normalen Geschäftsbetrieb zu tun haben. Unregelmäßig anfallende Kosten sind über längere Zeiträume zu mitteln bzw. zu schätzen.
Gemeinkosten wie Vertriebskosten können über den Stundensatz oder als Gemeinkostenzuschlag in die Kostenträgerrechnung einfließen. Weicht die steuerliche Nutzungsdauer des Anlagegegenstandes deutlich von der tatsächlichen Nutzungsdauer ab, kann die kalkulatorische Abschreibung angesetzt werden.
Zuschläge für Preissteigerungen
Ist-Kosten stammen aus der Vergangenheit, daher sollte bei größerer Inflation ein Zuschlag für zukünftige Preissteigerungen eingerechnet werden, da die Stundensätze meist für einen längeren Zeitraum verwendet werden sollen. Dies kann die Änderung des Erzeugerpreisindizes für Dienstleistungen des Statistischen Bundesamtes sein.
Kalkulatorische Kosten
Neben den kalkulatorischen Abschreibungen können kalkulatorische Zinsen, kalkulatorischer Unternehmerlohn, kalkulatorische Miete und kalkulatorische Wagnisse der Kostenbasis des Stundensatzes oder später dem Kostenträger zugeschlagen werden.
Ermittlung der Kosten mit Planwerten
Personalkosten
Im Stundensatz machen die Personalkosten einen Anteil von ca. ⅔ bis ¾ der Kosten aus. Diese sollten, daher möglichst sorgfältig geplant werden. In dem Artikel zur Personalkostenplanung wird beschrieben wie das am einfachsten umgesetzt wird. Die Grundlage bildet die Personalplanung. Mit den derzeitigen Gehältern zuzüglich einer durchschnittlich zu erwarteten Gehaltssteigerung kann gerechnet werden, wenn die Mitarbeiter schon eingestellt sind. Bei nicht besetzten Stellen wird das Gehalt geschätzt. Zu planen sind auch Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Zulagen o.Ä.. Der größte Teil der Personalnebenkosten macht der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung aus. Dazu gehört die Arbeitslosen-, Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung.
Sonstiger betrieblicher Aufwand
Auch Kosten aus dem sonstigen betrieblichen Aufwand wie EDV-Kosten, Schulungskosten, Bürokosten, Honorare, Telefon, Versicherungen, Raumkosten, Werbekosten, Bewirtung, Gebühren und Mitgliedsbeiträge, aber auch Kosten für die Gewährleistungsrückstellung gehören in den Stundensatz.
Kalkulatorische Kosten
Hier sind wieder kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorischer Unternehmerlohn, kalkulatorische Wagnisse und kalkulatorische Mieten den Kosten zuzuschlagen, wenn diese Positionen für den Stundensatz relevant sind.
Ermittlung der Gesamtstundenanzahl
Dies sind bei Aufträgen meist die fakturierten Stunden, die abgerechnet werden sollen bzw. wurden. D. h. diese Stunden kommen entweder explizit in den Abrechnungen vor oder werden in die Auftragskalkulation der einbezogen.
Ermittlung der Stunden aus der Zeitschreibung
Sind Stunden in der Vergangenheit bereits kostenträgerbezogen erfasst worden, können diese Werte übernommen werden. Sonstige oder unproduktiven Zeiten dürfen darin nicht enthalten sein. Werden Stunden für Eigenleistungen oder die Schaffung von immateriellen Vermögensgegenständen aufgewandt gehören diese auch in die Stundenanzahl.
Ermittlung der Stunden als Planwert
Die Stunden können auch als Planwert berechnet werden. Wie folgt kann für einzelne Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen vorgegangen werden:
Arbeitszeit pro Jahr
Von den 365 Tagen im Jahr (Schaltjahr 366 Tage) werden die Wochenenden und die Feiertage abgezogen. Urlaubs- und Krankentage sowie Tage für die Weiterbildung werden abgezogen. Die so ermittelten Arbeitstage pro Jahr werden mit der täglichen Arbeitszeit multipliziert.
Auslastung
Mit steigendem Qualifikationsniveau und Komplexität der Tätigkeit sinkt der Anteil der verrechenbaren Stunden und damit auch der Auslastungsgrad. Für Planung und Koordination der Tätigkeit sowie für Weiterbildung müssen mehr Zeiten geplant werden. Werden Zeiten für die Akquisition und Angebotserstellung aufgewendet, können die nicht einem Kostenträger (Auftrag) zugeordnet werden. Die Auslastung hat starken Einfluss auf den Stundensatz.
Berechnung des Stundensatzes
Meist soll die Kalkulation der Stundensätze für mehrere Qualifikationsstufen erfolgen. Zunächst sind die durchschnittlichen Mitarbeiterzahlen und deren Personalkosten für die Qualifikationsstufen und den Overhead zu ermitteln. Die Personalkosten aus dem Overhead und die restlichen Kosten werden entsprechend der Mitarbeiterzahl der einzelnen Qualifikationsstufen verteilt. Die Kosten werden durch die Stundenbasis geteilt.
Ermittlung Stundenverrechnungssatz
Stundenverrechnungssatz für die direkte Abrechnung mit dem Kunden wird mit dem Stundensatz zuzüglich der Zuschläge gebildet.
Die Höhe des Gewinnzuschlages sollte sich an den Ergebnissen der Branche, aber auch an den eingegangenen Risiken orientieren. Weitere Zuschläge sollten für Rabatte, Skonti, Boni oder Ähnliches erhoben werden.
Excel-Vorlagen für die Berechnung von Stundensätzen
Als vereinfachte Vorlage einer Excel-Tabelle zur Ermittlung der Stundensätze für verschiedene Profitcenter, Bereiche oder Standorte kann diese Tabelle verwendet werden:
Als Variante für die Ermittlung von Stundensätzen für verschiedene Qualifikationen kann diese Tabelle verwendet werden:
Die Excelvorlagen werden bald wieder verfügbar sein.
Deckungsbeitrag:
wir finden es hilfreich über die Stundensätze eine einfache Deckungsbeitragsrechnung zu erstellen in dem man mit zwei Stundensätzen oder sogar drei arbeitet. Der beschriebene Stundensatz (= Sollumsatz) wird ergänzt um einen Stundensatz ohne Gewinnaufschlag (= Istkosten) und ggf. um einen Stundensatz ohne Gemeinkosten (= variable Kosten). So kann auch in der Nachkalkulation noch überblickt werden ob ein positiver Deckungsbeitrag, also ein Ertrag über den variablen Kosten, erwirtschaftet wurde oder noch nicht einmal dies der Fall war.
Hallo Herr Brinkmann,
ja, das ist auch eine Möglichkeit auf einfachem Weg mit Stundensätzen zu arbeiten. Mit einem Stundensatz ohne Gemeinkosten lässt sich aus meiner sich schlecht arbeiten.
Beste Grüße
Thoralf Obst
Ich absolviere gerade meine Ausbildung zum Buchhalter. Aus diesem Grunde bin ich sehr froh, dass über jeden hilf- und lernreichen Artikel.
VG
Conny
Hallo Conny,
schön dass Dir der Beitrag weitergeholfen hat.
Beste Grüße
Thoralf
Vielen Dank für die neuen Denkansätze!
Der Einwand von Herrn Brinkmann ist sehr spannend, allerdings kann ich diesen noch nicht nachvollziehen. Laut Wiki-Definition kann mit dem Deckungsbeitrag der Erfolg ermittelt werden. Sekundär kann allerdings auch die Angebotskalkulation überprüft werden.
Mir würden auf jeden Fall konkrete Beispiele helfen, damit sich die Planung mehr an der Praxis orientiert.
Ansonsten dennoch Danke für den Beitrag, muss Ihn sicherlich noch einmal in Ruhe lesen, denn trivial ist etwas anderes!
Hallo Kai,
Beispiele werden später nach folgen. Am Besten den Newsletter abonnieren und auf dem Laufenden bleiben.
Beste Grüße
Thoralf
Zu aller erst möchte ich sagen, dass ich Ihre Seiter immer sehr informativ und hilfreich finde.
Ich schreibe momentan meine Masterarbeit über verschieden Kalkulationsverfahren von Produkten und Dienstleistungen. Im Dienstleistungsbereich wird es auf die Stundensatzkalkulation hinaus laufen. Da ich aber eine fundierte Literaturrecherche als Grundlage benötige, habe ich folgende Frage:
Mir wird nicht ganz klar, auf welcher Kalkulationsart die Stundensatzkalkulation basiert, da sie in dieser Form in der Literatur nicht zu finden ist. Ist die theoretische Basis die Verrechnungssatzkalkulation bzw. Bezugsgrößenkalkulation?
Viele Dank für Ihre Hilfe
Beste Grüße
Frederik
Hallo Frederik,
ja, die theoretische Basis ist die Bezugsgrößenkalkulation zu der man auch Verrechnungssatzkalkulation sagen könnte. Beides ist im Prinzip das Gleiche. Verrechnungssatz (hier Stundenverrechnungssatz) mal Bezugsgröße (hier Stunden) ergeben die jeweiligen Kosten. Soweit ich weiß gibt es darüber aber relativ wenig aussagekräftige Literatur. Das liegt wohl daran, dass es eher ein Thema für Praktiker ist und nicht für Uni-Professoren – die meist die ganzen Controlling-Bücher schreiben. Fragen zur Anwendung kann ich gern versuchen zu beantworten.
Beste Grüße
Thoralf
Das Problem was sich bei mir ergibt ist, dass dem Dienstleister (Caterer) sehr hohe Overheadkosten seiner Muttergesellschaft übertragen werden, sowie Fremdleistungen und Löhne der Büromitarbeiter entstehen. Jetzt ist die Frage, an welcher Stelle diese Kosten mitkalkuliert werden sollten, damit sämtliche Kosten gedeckt werden. Bei einem Caterer fallen im groben die Kostenpositionen Sachkosten (Equipment, Essen, Getränke usw.) und Personalkosten (Mitarbeiter Löhne) an. Sollten dann diese Overheadkosten auch in den Verrechnungssatz und somit bei den Personalkosten mit einbezogen werden oder würde es andernorts mehr Sinn machen?
Pauschal lässt sich dass nicht so leicht beantworten. Es kommt ja zunächst mal darauf an was das Kalkulationsobjekt ist. Also was soll mit dem Stundensatz ermittelt werden? Das könnte zum Beispiel der Preis einer einzelnen Speise oder auch der Gesamtpreis für ein Event sein. Ich bin nicht so bewandert im Gastro-Bereich, aber als Caterer werden nach meinem Wissen sowohl Kantinen als auch Event-Caterer bezeichnet. Beide arbeiten recht unterschedlich. Entsprechend müsste man kalkulieren. Bei einer Kanine hat man eher eine gleichmäßige Auslastung beim Event-Caterer eher nicht. Grunsätzlich sollten in den Stundensatz die Personalkosten und die Overheadkosten, aber auch andere Gemeinkosten. Essen, Getränke usw. sind der Waren- bzw. Materialeinsatz und gehören da nicht rein. Man die hohen Overheadkosten der Muttergeselschaft auch rauslassen wenn diese fix sind und nicht auf den Umsatz aufgeschlagen werden. Dann müsste mit einem Ziel- oder Mindestdeckungbeitrag gearbeitet werden. Kommt halt ganz darauf an … Vielleicht hilft das hier zur Kalkulation in der Gastronomie etwas weiter.
Vielen Dank nochmal für die Hilfe.
Wenn wir die Overheadkosten rauslassen würden, nicht in den Stundensätzen berücksichtigen und von fixen Kosten ausgehen, wie ist das mit dem Ziel- oder Mindestdeckungsbeitrag gemeint. Wie würde man da vorgehen?
Hallo,
wann gibts die Excel Vorlagen wieder?
Gruß Tina
Die Exceltabellen wären hilfreich