In dem Artikel lernst du Stundensätze oder besser gesagt Stundenverrechnungssätze für dein Unternehmen selbst zu berechnen. Dazu werde ich die aus meiner Sicht notwendigen Schritte so versuchen zu beschreiben, dass sie in der Praxis auch leicht umsetzbar sind.

Fachbegriffe sind teilweise in separaten Artikeln erklärt. Einfach immer den bunten Text anklicken.

Am Ende gibt es auch noch einen Link zu Excel-Vorlagen für die Stundensatzkalkulation.

Sollte etwas unverständlich sein lass es mich wissen und trage bitte einen Kommentar dazu unten ein. Ich werde versuchen es zu beantworten.



Aber zunächst steht die Frage im Raum:

Wozu brauche ich Stundensätze?

Weil sich mit Stundensätzen sehr einfach kalkulieren lässt!

Der Stundensatz ist nämlich der Anteil der Kosten die innerhalb einer Stunde für die jeweils erbrachte Leistung anfällt.

Vereinfacht gesagt erhält man einen Stundensatz indem die gesamten Kosten durch die gesamte Zeit geteilt werden. Mit diesen Stundensatz kann dann kalkuliert werden im dem er mit der Zeit, also Stunden multipliziert wird.

Das macht vor allem bei Branchen mit einem großen Anteil an Personalkosten Sinn. Dazu gehören personalintensive Branchen wie freie Berufe, Dienstleistungen und Handwerk, aber auch andere.

Dort haben wir meist den Umstand, dass auf Basis der geleisteten Stunden kalkuliert und/oder abgerechnet wird. Kennt man den Stundensatz kann damit kalkuliert werden.

Will also zum Beispiel ein Elektriker seine Tätigkeit nach der geleisteten Zeit abrechnen die er für einen Auftrag benötigt hat, ist der Stundensatz ganz praktisch.

Grundsätzliche Vorgehensweise

Wie schon gesagt sind Stundensätze die durch die (relevante) Zeit geteilten (relevanten) Gesamtkosten. Damit ist die Stundensatzkalkulation eine Bezugsgrößenkalkulation. Die Bezugsgrößen sind hier die Stunden. Diese werden dann für das Kalkulationsobjekt wieder mit den Kostensätzen (Stundensätzen) multipliziert.

Ich bleibe überwiegend der Einfachheit halber hauptsächlich bei dem Begriff Stundensatz auch wenn man je nach Anwendung differenzieren muss.

Im Einzelnen kommt es dann noch darauf was man damit vorhat. Sollen nur die Kosten enthalten sein, weil der Gewinnanteil am Ende der Kalkulation zugeschlagen werden soll oder nur der Stundensatz für die Nachkalkulation benötigt wird? Dann wäre dieser Stundensatz der Selbstkosten(stunden)verrechnungssatz, um genau zu sein.

Wird ein Stundensatz benötigt um damit gegenüber dem Kunden abzurechnen, spricht man genauer gesagt vom Stundenverrechnungssatz. Der kann dann netto also ohne Mehrwertsteuer oder für den Endkunden sinnvoller mit der Mehrwertsteuer ausgewiesen werden.

Folgende Schritte sind für die Berechnung der Stundensätze notwendig:

Ermittlung der Kosten

Ermittlung der gesamten für die Kalkulation relevanten Kosten auf Basis den in der Vergangenheit angefallen Kosten, also Ist-Kosten

Sind keine Ist-Kosten vorhanden oder ist die Qualität der Daten nicht ausreichend muss man auf Plan-Kosten ausweichen.

Ermittlung der Zeit

Hier wird nur die (Gesamt)Zeit ermittelt die auch für die einzelnen Kalkulationen als Bezugsgröße verwendet wird.

Berechnung der Stundensätze

Hier wird der bzw. die Stundensätze bzw. Stundenverrechnungssätze berechnet.

Dazu im also im Einzelnen :

Ermittlung der Kosten mit Ist-Kosten

Die Berechnung der Stundensätze lässt sich auf Grundlage von Ist-Kosten vergangener Perioden also meist Jahre am leichtesten und genauesten durchführen. Sind keine Ist-Daten vorhanden oder ist die Datenbasis zu schlecht, muss wie gesagt auf Planwerte zurückgegriffen werden.

Datengrundlage

Die Ist-Kosten sind die in der Vergangenheit tatsächlich angefallenen Kosten. Die verwendeten Ist-Kosten sollten aus einem ausreichend langem Zeitraum stammen. Günstig wäre mindestens ein Jahr da sich hier saisonale Schwankungen im Anfall der Kosten größtenteils ausgleichen. Sollten längere Zeiträume als ein Jahr verwendet werden, ist die Preissteigerungsrate (Inflation) der Vorjahre ausgeglichen werden, da sonst der Stundensatz verfälscht wird.

Herausrechnen nicht relevanter Kosten

Die Kosten, die typischerweise auf anderer Basis als dem Stundensatz abzurechnen sind, werden aus der Kostenbasis herausgerechnet. Das sind vor allem variable Einzelkosten wie Fremdleistungen, Material- oder Wareneinsatz bzw. die dem Kalkulationsobjekt (Auftrag, Kostenträger oder Produkt) einzeln zugeordnet werden. Auch Kosten aus dem sonstigen betrieblichen Aufwand wie Reisekosten für Kfz, Hotel, Flug oder Ähnliches werden oft direkt zugeordnet.

Auch über andere Bezugsgrößen verrechnete Kosten wie Maschinenstundensätze oder km-Sätze werden herausgerechnet. So wird zum Beispiel der Einsatz von Spezialgeräten extra berechnet. Weiterhin sind Kosten zu beseitigen, die nichts mit dem normalen Geschäftsbetrieb zu tun haben. Unregelmäßig anfallende Kosten sind über längere Zeiträume zu mitteln bzw. zu schätzen.

Gemeinkosten wie Vertriebskosten können über den Stundensatz oder als Gemeinkostenzuschlag in die Kostenträgerrechnung einfließen. Weicht die steuerliche Nutzungsdauer des Anlagegegenstandes deutlich von der tatsächlichen Nutzungsdauer ab, kann die kalkulatorische Abschreibung angesetzt werden.

Zuschläge für Preissteigerungen

Ist-Kosten stammen aus der Vergangenheit, daher sollte bei größerer Inflation ein Zuschlag für zukünftige Preissteigerungen eingerechnet werden, da die Stundensätze meist für einen längeren Zeitraum verwendet werden sollen. Dies kann die Änderung des Erzeugerpreisindizes für Dienstleistungen des Statistischen Bundesamtes sein.

Kalkulatorische Kosten

Neben den kalkulatorischen Abschreibungen können kalkulatorische Zinsenkalkulatorischer Unternehmerlohnkalkulatorische Miete und kalkulatorische Wagnisse der Kostenbasis des Stundensatzes oder später dem Kostenträger zugeschlagen werden.

Ermittlung der Kosten mit Planwerten

Personalkosten

Im Stundensatz machen die Personalkosten einen Anteil von ca. ⅔ bis ¾ der Kosten aus. Diese sollten, daher möglichst sorgfältig geplant werden. In dem Artikel zur Personalkostenplanung wird beschrieben wie das am einfachsten umgesetzt wird. Die Grundlage bildet die Personalplanung. Mit den derzeitigen Gehältern zuzüglich einer durchschnittlich zu erwarteten Gehaltssteigerung kann gerechnet werden, wenn die Mitarbeiter schon eingestellt sind. Bei nicht besetzten Stellen wird das Gehalt geschätzt. Zu planen sind auch Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Zulagen o.Ä.. Der größte Teil der Personalnebenkosten macht der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung aus. Dazu gehört die Arbeitslosen-, Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung.

Sonstiger betrieblicher Aufwand

Auch Kosten aus dem sonstigen betrieblichen Aufwand wie EDV-Kosten, Schulungskosten, Bürokosten, Honorare, Telefon, Versicherungen, Raumkosten, Werbekosten, Bewirtung, Gebühren und Mitgliedsbeiträge, aber auch Kosten für die Gewährleistungsrückstellung gehören in den Stundensatz.

Kalkulatorische Kosten

Hier sind wieder kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorischer Unternehmerlohn, kalkulatorische Wagnisse und kalkulatorische Mieten den Kosten zuzuschlagen, wenn diese Positionen für den Stundensatz relevant sind.

Ermittlung der Gesamtstundenanzahl

Dies sind bei Aufträgen meist die fakturierten Stunden, die abgerechnet werden sollen bzw. wurden. D. h. diese Stunden kommen entweder explizit in den Abrechnungen vor oder werden in die Auftragskalkulation der einbezogen.

Ermittlung der Stunden aus der Zeitschreibung

Sind Stunden in der Vergangenheit bereits kostenträgerbezogen erfasst worden, können diese Werte übernommen werden. Sonstige oder unproduktiven Zeiten dürfen darin nicht enthalten sein. Werden Stunden für Eigenleistungen oder die Schaffung von immateriellen Vermögensgegenständen aufgewandt gehören diese auch in die Stundenanzahl.

Ermittlung der Stunden als Planwert

Die Stunden können auch als Planwert berechnet werden. Wie folgt kann für einzelne Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen vorgegangen werden:

Arbeitszeit pro Jahr

Von den 365 Tagen im Jahr (Schaltjahr 366 Tage) werden die Wochenenden und die Feiertage abgezogen. Urlaubs- und Krankentage sowie Tage für die Weiterbildung werden abgezogen. Die so ermittelten Arbeitstage pro Jahr werden mit der täglichen Arbeitszeit multipliziert.

Auslastung

Mit steigendem Qualifikationsniveau und Komplexität der Tätigkeit sinkt der Anteil der verrechenbaren Stunden und damit auch der Auslastungsgrad. Für Planung und Koordination der Tätigkeit sowie für Weiterbildung müssen mehr Zeiten geplant werden. Werden Zeiten für die Akquisition und Angebotserstellung aufgewendet, können die nicht einem Kostenträger (Auftrag) zugeordnet werden. Die Auslastung hat starken Einfluss auf den Stundensatz.

Berechnung des Stundensatzes

Meist soll die Kalkulation der Stundensätze für mehrere Qualifikationsstufen erfolgen. Zunächst sind die durchschnittlichen Mitarbeiterzahlen und deren Personalkosten für die Qualifikationsstufen und den Overhead zu ermitteln. Die Personalkosten aus dem Overhead und die restlichen Kosten werden entsprechend der Mitarbeiterzahl der einzelnen Qualifikationsstufen verteilt. Die Kosten werden durch die Stundenbasis geteilt.

Ermittlung Stundenverrechnungssatz

Stundenverrechnungssatz für die direkte Abrechnung mit dem Kunden wird mit dem Stundensatz zuzüglich der Zuschläge gebildet.

Die Höhe des Gewinnzuschlages sollte sich an den Ergebnissen der Branche, aber auch an den eingegangenen Risiken orientieren. Weitere Zuschläge sollten für Rabatte, Skonti, Boni oder Ähnliches erhoben werden.



Excel-Vorlagen für die Berechnung von Stundensätzen

Als vereinfachte Vorlage einer Excel-Tabelle zur Ermittlung der Stundensätze für verschiedene Profitcenter, Bereiche oder Standorte kann diese Tabelle verwendet werden:

Download Stundensätze Standorte

Als Variante für die Ermittlung von Stundensätzen für verschiedene Qualifikationen kann diese Tabelle verwendet werden:

Download Stundensätze Qualifikation

Eine genauere Vorlage als Excel-Tabelle ist in Vorbereitung.

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